Określenie „Zoom fatigue”, oznaczające „zmęczenie Zoomem”, czy raczej w ogóle zmęczenie (wyczerpanie?) wideo-rozmowami, jest coraz bardziej znane. Wiedza o tym, że spotkania on-line są dla nas mniej naturalne, a co za tym idzie bardziej męczące, jest już powszechna wśród osób pracujących zdalnie.
Jak zatem zmniejszyć obciążenie, jakie niosą za sobą wideo-rozmowy? W jaki sposób choć trochę ułatwić sobie życie?
Ciekawy zestaw podpowiedzi oferują w swoim artykule w Harvard Business Review Liz Fosslien i Mollie West Duffy. Podrzucam Wam streszczenie. Oczywiście uzupełnione o komentarze wynikające z mojej pracy z klientami coachingowymi;-)

Unikaj wielozadaniowości

Z badań wynika, że wykonywanie wielu czynności równolegle wiąże się z mniejszą skutecznością. A przerzucanie uwagi z jednej aktywności na drugą może obniżyć czas efektywnej pracy nawet o 40%! Dlatego podczas „wideo-kola” unikaj sprawdzania mejli, przeglądania wiadomości w telefonie itp. Skup się na rozmowie, w której uczestniczysz.
O wielozadaniowości już na Przyjaznym Coachingu pisałam tutaj i tutaj
Zachęcam do zerknięcia jeśli walczysz ze skłonnością do robienia kilku rzeczy jednocześnie.
Koncentracja na spotkaniu, w którym aktualnie uczestniczysz może dać wg. mnie 2 skutki: spotkanie będzie bardziej efektywne (nic Ci nie umknie, nie będzie potrzeby dodatkowego uzupełniania informacji czy wyjaśnień) i potrwa krócej (wszyscy skupią się na meritum i nie będą tracić czasu na wypowiedzi – wypełniacze, których celem jest zamaskowanie własnej dekoncentracji). Uważam, że warto też starannie selekcjonować spotkania, w których uczestniczymy. Może czasem wystarczy udział jednej osoby z zespołu, która przekaże informacje pozostałym. A może udałoby się zorganizować spotkania tak, by dołączano nas do nich na krótki czas, kiedy jesteśmy niezbędni (np. w celu przekazania jakichś informacji albo uzgodnienia planów). Oczywiście to nie zawsze jest możliwe. Jednak zachęcam do sprawdzenia…bo a nuż się uda;-)

Zaplanuj przerwy

Na „prawdziwym” spotkaniu nikt nie oczekuje, że przez cały czas będziesz utrzymywać kontakt wzrokowy z rozmówcą. Także podczas wideo-rozmowy możesz na chwilę oderwać wzrok od ekranu. Spojrzeć za okno albo po prostu przed siebie – poza ekran komputera. Dzięki temu odpoczywa i wzrok, i mózg. Planuj też spotkania tak (np. 25 a nie 30 min.), by mieć między nimi chwilę na rozprostowanie kości i rozejrzenie się wokół.
To mają być przerwy na mini-regenerację a nie na przejrzenie mejli. To ostatnie nie pomoże w uniknięciu wyczerpania! Tak, wiem, że jak ktoś wysyła wiadomość to liczy na szybką reakcję. Dlatego, zwłaszcza w bardzo „konferencyjnym” dniu, warto ustawić autoodpowiedź z informacją, że mejle przejrzysz następnego dnia lub po wskazanej godzinie.

Obniż intensywność bodźców płynących z ekranu

Z badań wynika, że wiele czasu patrzymy na…siebie. Warto zatem pomyśleć o wyłączeniu tego elementu w widoku na ekranie. Dodatkowo mózg wyszukuje informacje, jakie mamy w zasięgu wzroku i skupia na nich naszą uwagę. Efekt – widzimy nie tylko rozmówców, ale ich wnętrza, biblioteczki (z tytułami książek!), ozdoby na ścianach itp. Dlatego warto zadbać o ustawienie spokojnego, „nieinwazyjnego” tła.
Szczerze mówiąc mam nadzieję, że modę na biblioteczkę w tle mamy już za sobą. Zwłaszcza, że tak, jak prawdziwa biblioteczka może robić wrażenie, to już wirtualna tylko śmieszy…
Intensywność bodźców można również obniżyć ustawiając komunikator tak, by pokazywał tylko „okno” (czyli twarz) osoby, która w danej chwili mówi.
Zachęcam także do pokazywania slajdów. Tak! Ja, która używam rzutnika niemal wyłącznie na szkoleniach z technik prezentacji, teraz zachęcam do pokazywania slajdów! Podczas wideo-rozmów ułatwia to skupienie uwagi odbiorców na przekazywanych treściach.

Ustal, że spotkania towarzyskie są dobrowolne

Wiele osób poza służbowymi wideo-spotkaniami uczestniczy również w poza-zawodowych, związanych z zainteresowaniami czy pozwalających podtrzymać osobiste relacje. Ich organizatorzy liczą na udział wszystkich zaproszonych, a my czujemy się do tego udziału zobligowani. Efekt – jeszcze więcej zmęczenia… Dlatego zachęcam do uzgodnienia, że każdy może czasem odpuścić i nikt nie będzie mieć tego za złe.
Z pewnością masz wśród swoich bliskich osoby, które nie pracują zdalnie. I którym nie przychodzi do głowy, że to Twój ósmy czy dziewiąty Zoom (Skype, Teams itp.) tego dnia. Zwyczajnie wyjaśnij przyczyny zmęczenia. I zaproponuj inny termin lub inną formę (o tym w kolejnym punkcie) rozmowy. W większości wypadków się uda. Wiem na pewno – już kilku moich klientów testowało tę metodę 🙂 

Zamień wideo-rozmowę na email lub telefon

Może to nieco „staroświeckie” ale jednak łatwiejsze do ogarnięcia dla mózgu. Twoje „Mam serdecznie dość wideo – czy możemy to omówić telefonicznie?” będzie prawdopodobnie przyjęte z entuzjazmem.
Znam osoby, które tak planują dłuższe rozmowy telefoniczne, by odbywać je…na spacerze. Ja jeszcze tak nie potrafię. Często robię notatki, lubię mieć biurko „pod ręką”. Ale sądzę, że rozmowy spacerowe to ciekawe rozwiązanie…

Wideo nie jest „domyślną formą rozmowy”

Nie daj się zaskoczyć „wideo-kolem”. Nie musisz się godzić na „obrazkową” rozmowę z każdym, kto sobie tego zażyczy. Jeśli uważasz, że wygodniejszy będzie dla Ciebie telefon, to zawczasu uzgodnij takie rozwiązanie.
Kto, pracując zdalnie, jest zawsze gotowy na pokazanie się przed kamerą? Jeśli regularnie miewasz w ciągu dnia kilka wideo-rozmów, to pewnie dbasz o fryzurę i strój. Ale jeśli nie planujesz pokazywania się, to być może pozwalasz sobie na nie-służbowy luz w wyglądzie i nie chcesz tego luzu pokazywać. Ja na pewno nie!

Na jakiś czas musimy pogodzić się z pracą zdalną. Nawet jeśli za nią nie przepadamy. Dlatego – jeśli jeszcze tego nie zrobiliście – zweryfikujcie nieco swój sposób działania. Zastanówcie się co zmienić żeby było choć trochę łatwiej. Pamiętacie moje podpowiedzi z poprzedniego artykułu?
Mam kolejne sygnały, że zwyczajne przykrycie laptopa gazetą działa! 😀 

Jak zwykle interesują mnie Wasze doświadczenia. I jak zwykle z przyjemnością będę wspierać tych z was, którzy potrzebują sobie jakoś tę ochronę przez wideo-wyczerpaniem zaplanować. Zapraszam do kontaktu.

Dociekliwym (anglojęzycznym) podaję link do tekstu, z którego korzystałam.
https://hbr.org/2020/04/how-to-combat-zoom-fatigue