Trafiły do mnie ostatnio dwie inspiracje do napisania tego tekstu.
Pierwsza…
Pracownicy, którym dokładane są zadania mimo pełnego „obłożenia” pracą, nie są w stanie zrobić wszystkiego dodatkowego, co im zlecono, a już na pewno nie na czas i w odpowiedniej jakości. Więc stosują własną hierarchię, nikogo, a szczególnie przełożonych, o niej nie informując. – to cytat ze społeczności Business Dialog, której od lat jestem członkiem. Przypomnienie dla menedżerów, że to oni są odpowiedzialni za komunikowanie priorytetów.
…i druga
Między mną a X ciągle dochodzi do drobnych spięć, bo nie mamy precyzyjnych zakresów obowiązków. Szef powiedział ogólnie: ty to, a ty tamto. Ale w ramach jednej działki biznesowej wchodzimy sobie w drogę a szef nic z tym nie robi. – to komentarz (i kwestia do przepracowania podczas sesji) klientki coachingowej, niedawno awansowanej menedżerki.

Zapowiada się na kolejny artykuł-odezwa do top-managementu. Ale nie. Tym razem „odezwa” będzie do ekspertów i menedżerów liniowych. Bo można czekać aż szef „coś z tym zrobi”, a można zrobić coś we własnym zakresie. Proaktywnie podejść do konfliktowej sytuacji. I takie podejście ma niewątpliwe (liczne!) zalety.

Zagubiona w prehistorii

Zostałam kiedyś zaproszona do objęcia (a właściwie zbudowania) stanowiska Public Relations Managera. Mało kto wiedział wtedy czym jest PR i jak powinien działać w firmie. Dlatego założenie było takie, że mam potencjał a wiedzę zdobędę w trakcie pracy. Aaaaaaleeee…. Szef poprosił żebym sama stworzyła sobie zakres zadań. Z jednej strony poczułam się doceniona, a z drugiej wrzucona na bardzo głęboką wodę. To było trudne kilka tygodni. Zależało mi na tej pracy i ogromnie cieszyła mnie PR-owa funkcja. Bardzo chciałam się sprawdzić. Jednocześnie niewielka wiedza utrudniała wymyślenie właściwego zakresu odpowiedzialności. Dodatkowym „utrudnieniem” była koleżanka, która zajmowała się marketingiem i dopóki się nie zaprzyjaźniłyśmy (a trochę to trwało;) postrzegała mnie jako zagrożenie, bo do pewnego stopnia właziłam na „jej” dotychczasowy teren.
Na szczęście Szef* dostrzegł moje zagubienie i dostałam wsparcie mądrej konsultantki, a po kilku tygodniach i pierwszym szkoleniu sama nabrałam nieco PR-owej ogłady. W efekcie byłam w stanie nie tylko stworzyć ramy działania na nowym stanowisku, ale również porozumieć się z koleżanką od marketingu oraz wymyślać i realizować inicjatywy wzmacniające firmę w środowisku biznesowym. Bardzo dużo się wtedy nauczyłam – i o zarządzaniu (mój ówczesny Szef był jednym z dwóch w mojej „etatowej” historii, o których do dziś myślę z szacunkiem, sympatią i podziwem), i o Public Relations.

Szef (raczej) nie gryzie

W opisanej historii ważne jest to, że miałam odwagę powiedzieć o swoim zagubieniu szefowi. Gdybym tego nie zrobiła prawdopodobnie utknęłabym w zawieszeniu i po krótkim czasie moje wymarzone stanowisko zostałoby zlikwidowane jako bezużyteczne. Albo ja zostałabym wymieniona na kogoś bardziej sprawnego… Ale dałam radę – zadałam pytanie i dostałam wsparcie. Byłam szczęściarą – wiedziałam, że Szef jest Świetnym Człowiekiem i miałam odwagę otwarcie z nim rozmawiać.
Jednak doświadczenie moich klientów coachingowych oraz uczestników szkoleń potwierdza, że najczęściej szefowie nie gryzą:lol:. I kiedy już się do nich pójdzie z pytaniem / prośbą oraz wyjaśnieniem czego potrzebujesz i co firma będzie miała z zaspokojenia Twojej potrzeby to najczęściej udzielają pomocy w formie dającej możliwość „wystartowania”. Warto pamiętać, że Twoim szefom zwykle zależy na Twoim sukcesie, bo…dzięki temu i oni mają większą szansę na sukces.

Ale po co Ci szef!

Oczywiście możesz i masz prawo prosić swoich przełożonych o pomoc w nietypowych, trudnych sytuacjach. Ale zastanów się przedtem jak „załatwić” sprawę samodzielnie. Bo najprawdopodobniej potrafisz to zrobić. I często masz taką możliwość tylko w stresie jej nie dostrzegasz… W dodatku łatwiej Ci będzie realizować rozwiązanie, którego jesteś współautorem / współautorką.

Nie możesz dogadać się z kolegą z innego działu? Spotkajcie się w spokojnej atmosferze (nie w czasie „spięcia” w otoczeniu innych osób, ale sam na sam, w uzgodnionym wspólnie terminie i miejscu) i zastanówcie co Wam przeszkadza, co jest źródłem „iskrzenia” między Wami i jak chcecie to zmienić. A potem, zależnie od potrzeb, bądź po prostu działajcie w ten sposób, bądź poproście przełożonych o akceptację Waszego rozwiązania.

Masz kłopot proceduralny z zewnętrznym kontrahentem? Przejrzyj umowę podpisaną między Waszymi firmami i umów się na rozmowę o skorygowaniu sposobu współpracy. Wypracujcie rozwiązanie, które będzie dobre dla obu stron. Jeśli wymagają tego przepisy przygotujcie treść aneksu do umowy i przedstawcie decydentom do akceptacji. Naturalnie z wyjaśnieniem przyczyn i korzyści.

Wchodzicie sobie „w drogę” z osobą wykonującą zadania podobne do Twoich przy sąsiednim biurku? Usiądźcie w salce konferencyjnej (to pomoże nie wchodzić w codzienne, nieco „zgrzytające” postawy), zróbcie spis zadań i zdecydujcie co do kogo należy. Oraz w jakich sytuacjach zrobicie odstępstwa od tych zasad. I trzymajcie się własnych ustaleń.

Nie wiesz jak wykonać swoje zadania? Rozejrzyj się wokół. Kto może Ci podpowiedzieć? Jakie informacje i wskazówki jesteś w stanie znaleźć (w firmie, w internecie, z książek, od doradców dzielących się, jak ja :-), częścią swojej wiedzy…)? Zbierz, uporządkuj i zgłoś się do szefa ze wstępną koncepcją lub jej częścią. Dzięki temu decyzja zapadnie szybciej, Twoja pozycja w firmie się nie osłabi, a jeśli z powodzeniem zrealizujesz pomysł to wpiszesz sobie w (zinwentaryzowane;) sukcesy.

Konflikt bywa szansą

Źródłem** codziennych konfliktów są zwykle informacje, które do jednych docierają a do innych nie), niespójności wynikające ze struktury przedsiębiorstw bądź zakresów odpowiedzialności oraz odmienne interesy / potrzeby stron. Podejdź proaktywnie i potraktuj konflikt, iskrzenie czy zwykłą niepewność jako okazję do wyjaśnienia sprawy, doprecyzowania zakresów działań i odpowiedzialności, upewnienia się co do oczekiwań przełożonych. Czasem wystarczy spokojne zadanie pytania lub wyjaśnienie podstaw swojej prośby. Kluczowe jest porozumienie (tak, „porozumienie” a nie „komunikacja”), którego najmocniejszą podstawą są wspólne ustalenia wszystkich zainteresowanych stron. A przynajmniej tych najbardziej zainteresowanych…

Naturalnie zdarza się, że w budowaniu takich ustaleń potrzebne jest wsparcie kogoś, kto nie jest zaangażowany w konflikt i potrafi pomóc w zneutralizowaniu emocji czy wpływu hierarchii firmowej oraz wypracowaniu dobrych rozwiązań. Prowadziłam wiele takich projektów. Zarówno dla kilkuosobowych zespołów, jak i dla dużych grup osób z różnych działów. Zapewniam, że uzyskanie konsensusu zwykle jest możliwe. Zapraszam do rozmowy.
Agnieszka

* Wielka litera przemyślana i zdecydowanie słuszna. Zanim stałam się Jego podwładną wiedziałam, że chciałabym mieć takiego Szefa. Rzeczywistość potwierdziła moje przypuszczenia 🙂 Dziękuję BG.
** W oparciu o Koło Konfliktu Ch. Moore’a, które wielokrotnie pomogło mi podczas warsztatów w wyjaśnieniu a nawet naprawieniu konfliktów… Tak, prowadzę zajęcia dotyczące radzenia sobie z konfliktem. Pomagam też w wypracowaniu rozwiązań pozwalających (niekonstruktywnego) konfliktu unikać. A wiedza z ukończonego niegdyś szkolenia mediatorskiego a potem kilku facylitacyjnych bardzo się przy tym przydaje.