To, że osoby pracujące biurowo są zasypywane ogromną liczba mejli (a od paru lat również informacjami z komunikatorów) nie jest żadną nowością. Niestety, nie pojawiła się też żadna spektakularna nowość w kwestii chronienia się przed natłokiem informacji i usprawniania komunikacji. Są jednak pomysły, które znacznie ułatwiają panowanie nad naszą „rzeczywistością informacyjną”.

Przeczytam…kiedyś…

Największą liczbą informacji mejlowych są chyba bombardowani menedżerowie. Dostają komunikaty skierowane bezpośrednio do nich i takie „do wiadomości”. Te ostatnie wysyłane bywają z bardzo różnych powodów:
– menedżer bądź jego zespół bierze udział w przedsięwzięciu i powinien „o tym” wiedzieć,
– menedżer bądź jego zespół wykonuje zadania związane z przedsięwzięciem i ze względu na współpracę powinien znać „ruchy” wpływające na te zadania,
– mejl jest wysyłany z kopią do menedżera by wywrzeć silniejszą presję na właściwego adresata,
– ktoś nie pomyślał i kliknął opcję „odpowiedz wszystkim” mimo, że nie było to konieczne – w efekcie do skrzynki menedżera wpada coś zupełnie niepotrzebnego,
– ktoś chce dodać powagi swojej informacji zatem rozsyła ją z kopią „do wszystkich”, mimo, że nie jest to konieczne,
– … przychodzi mi do głowy jeszcze kilka pomysłów, ale odpuszczę, bo już wiecie co mam na myśli 😉 
Oczywiście czytanie tego wszystkiego jest awykonalne. I tu pojawia się ciekawy pomysł. Informacja, zwykle zamieszczona między podpisem a oficjalną mejlową stopką, wpisana w innym niż reszta korespondencji kolorze (a zatem widoczna) brzmiąca mniej-więcej tak: Poczta przesyłana do mnie „do wiadomości” wpada do osobnego folderu i czytam ją w miarę wolnego czasu.
I mamy jasność sytuacji! Jeśli potrzebuję żeby moja wiadomość koniecznie została „przyswojona” przez menedżera wysyłam mejla wprost do niego / do niej. Jednocześnie osoba na menedżerskim stanowisku nie czuje się zobligowana do natychmiastowego spędzenia wielu godzin na przeglądaniu niezbyt potrzebnej korespondencji.

Dzień bez spotkań

Kolejną zmorą dużych firm są spotkania. Osobiste i onlajnowe. Nierzadko organizowane w tym samym czasie lub jedno po drugim (nawet bez „siusiuprzerwy”!). „Na spotkania” jest kilka sposobów, o których już trochę pisałam (np. w tekście „Spotkaniowa zmora”) i pewnie jeszcze w przyszłości napiszę… Tymczasem dziś będzie o…nie spotykaniu się. A raczej o oswajaniu z tym faktem współpracowników. Poprzez odpowiednią informację przed mejlową stopką. Np. taką: W naszej firmie / w naszym dziale promujemy ideę piątków bez spotkań. Prosimy o wzięcie tego pod uwagę przy planowaniu czasu.
Dodatkowym krokiem może być zablokowanie tego dnia (to naturalnie nie musi być piątek – ale musi być dzień uzgodniony ze współpracownikami i szefami) w kalendarzu z notką „meeting-free day” / „dzień bez spotkań”.
Metoda wydaje się dość drastyczna ale – wiem to od co najmniej kilku klientów – ostatecznie doskonale się sprawdza. Na wszelki wypadek można zacząć on jednego dnia w miesiącu – np. pierwszego czy ostatniego piątku.

Załatw to ze mną teraz, bo potem mnie nie ma 🙂 

To moje ostatnie „odkrycie”. W pierwszym odruchu podzieliłam się nim (tutaj: https://www.linkedin.com/posts/agnieszka-m-staron_planowana-nieobecno%C5%9B%C4%87-czyli-%C5%9Bwietne-rozwi%C4%85zanie-activity-7175478843346927616-ZB9f?utm_source=share&utm_medium=member_desktop) na LinkedIn. Chodzi o uprzedzenie współpracowników o nieobecności. Bez żmudnego dopisywania tej informacji w każdym mejlu wystarczy jedno zdanie (zamieszczone konsekwentnie między podpisem a stopką, najlepiej w odróżniającym się kolorze): Planowana nieobecność od… do…. Wklejasz takie info na stałe jakieś 10 dni przed nieobecnością i wszyscy na bieżąco z Tobą współpracujący mają jasność sytuacji. Pozostaje ryzyko, że wszyscy będą chcieli czegoś w ostatnim dniu. Ciekawa jestem jak to zręcznie ogarnąć…