Współpraca wielkich firm i małych podmiotów – co robić by OBIE STRONY mogły na tym skorzystać?

Lubię ludzi 😉 Wydawało mi się zatem zupełnie normalne to, że zależy mi na ich dobrym samopoczuciu. Pewnie dlatego byłam zaskoczona, kiedy jeden z moich pierwszych klientów, duży międzynarodowy koncern, wyraźnie napisał mi w referencjach: „Chciałabym podkreślić dużą łatwość Pani Agnieszki w kontaktach z klientem i tworzeniu doskonałej atmosfery współpracy. Nasze rozmowy i spotkania…były zawsze bardzo koleżeńskie i przyjazne. Nierzadko pomagały nam wyciszyć się, złagodzić napięcia związane z codziennym zawodowym stresem”. Dowiedziałam się wtedy, że to, co wg mnie było normalnością, jest moją mocną stroną i pożądanym wyróżnikiem…

Niedawno miałam przyjemność – wspólnie z Iwoną D. Bartczak z Business Dialog – występować na konferencji dotyczącej outsourcingu. Mówiłyśmy o współpracy „outsourcoujących” i „outsourcowanych” (kto ma na to dobrą polska nazwę???? – zapraszam z podpowiedzią!;-). Wybrałam dla Was kilka zagadnień z tego wystąpienia. Takich, które często umykają uwadze. A które nierzadko decydują o sukcesie współpracy. Pokazuję sprawę z punktu widzenia obu stron. Oznaczyłam je kolorami:
Jestem Podwykonawcą; chcę pozyskać i realizować zlecenie.
Jestem Zleceniodawcą, chcę zatrudnić dobrego Podwykonawcę.
 
Zadbaj o dobre relacje z ludźmi. Przygotuj się na to, że Twoim „pierwszym kontaktem”, albo wręcz decydentem u klienta, będzie ktoś, kto ze względu na wiek, kompetencje czy doświadczenia wyda Ci się kosmitą. Weź to pod uwagę już na etapie przygotowywania się do rozmów i tworzenia oferty.
Daj sobie czas na dokonanie wyboru. Zbierz i przejrzyj oferty oraz choć trochę poznaj realizujących zadania ludzi. Poza kwalifikacjami i dostępem do potrzebnych Ci narzędzi, ważne (również dla Twoich współpracowników wewnątrz firmy) są także „miękkie” elementy współpracy. 
Dopytaj o pożądane efekty. Słowa bywają złudne i mogą być rozumiane na różne sposoby. Dlatego pytaj (+ parafrazuj, podsumowuj, wyjaśniaj itp.) do skutku – aż będziesz przekonany, że myślicie o tym samym.
Zachowaj otwartość w udzielaniu informacji. Obszerna wiedza podwykonawcy o Twojej firmie, ludziach i potrzebach ułatwi lepsze wykorzystanie budżetu na projekt, a potem również tego, co dzięki projektowi dostaniesz.
Dowiedz się kto i w jaki sposób będzie posługiwać się tym, co dostarczysz. I postaraj się o kontakt z tymi osobami bo Pani Zosia, Pan Kazik, Pani Basia i Pan Robert w zupełnie inny sposób korzystają z tej samej kompetencji, aplikacji czy procedury…
Udzielaj informacji zwrotnych. Edukuj… Przecież zależy Ci, by przy każdym kolejnym projekcie mieć lepszy wybór ofert i potencjalnych wykonawców. Daj im zatem szansę uczenia się również w oparciu o Twoje doświadczenie.
Dodawaj wiedzę do projektu. Także tę, która nie jest całkowicie niezbędna. W kontrolowanych ilościach. Tak, by była przydatna i „uruchamiała” otwartość klienta. Oraz by pokazywać kompetencje, nie rozdając ich przy tym.
Wynagradzaj i pracę, i wiedzę.  Podwykonawca, jeśli godziwie u Ciebie zarobił, podzieli się przy realizacji projektu (a nawet już po niej) dużą dawką wiedzy. Zapytania ofertowe i spotkania typu „drenaż mózgu” nie zbudują Ci wizerunku wartościowego kontrahenta…
Informuj o ograniczeniach. Każdy jakieś ma – czasowe, finansowe, „przerobowe”… Jeśli zgodzisz się na coś, czego nie dasz rady zrobić, to przy pierwszej współpracy „zabijasz” szansę na kolejną. Dlatego obiecuj tylko to, co wykonalne, a w przypadku opóźnień informuj i renegocjuj ustalenia od razu – a nie po fakcie.
Informuj o „warunkach brzegowych”. Wyjaśnij jakie kwestie są dla Ciebie absolutnie kluczowe. Bo to nie zawsze są te główne – merytoryczne. Czasem chodzi o kolejność wykonywania zadań czy zwrócenie uwagi na charakter współpracy z konkretnym działem
Pracuj tak, żeby człowiek po „drugiej” stronie nie miał z Twojego powodu kłopotów…

Dużo łatwej – obu stronom – jest realizować wspólnie kolejne projekty. Dlatego warto włożyć więcej wysiłku w ten pierwszy. Z mojego punktu widzenia jest to bardzo wyraźnie odczuwalne w kilkuetapowych projektach rozwojowych oraz w przypadku coachingu i mentoringu. Każde następne działanie jest szybsze, idzie sprawniej i zwykle również przyjemniej. Zachęcam!
                                                                                                                        Aga