Spotkaniowa zmora czyli kiedy organizować zebranie a kiedy jednak nie

6 firmowych spotkań dziennie, z których przynajmniej połowa jest Ci kompletnie niepotrzebna. Ale z różnych powodów musisz na nich być. I do tego czekają Cię nadgodziny bo przecież kiedyś musisz wykonać swoją normalną pracę. Jak nad tym zapanować?

 

Niepotrzebny nadmiar
W wielu firmach spotykam się ze skargami na to, że nie ma kiedy pracować. „Okienko” w elektronicznym kalendarzu jest rozumiane jako czas na to, co ktoś inny chce Ci zaplanować. W efekcie nadmiar spotkań kompletnie dezorganizuje Twoją pracę. Niestety, równie destrukcyjnie wpływa na życie osobiste – nadgodziny, praca przynoszona do domu i wykonywana wieczorami lub w weekendy. Brak czasu na regenerację, rozżalenie dzieci, ciężkie spojrzenia partnerów życiowych, pretensje bliskich i znajomych…

Jak nad tym zapanować?
Zacznij od siebie. Pewnie Tobie też zdarza się organizować spotkania. Masz zatem szansę stać się wzorem dla współpracowników. I wymagać od nich decyzji oraz zaproszeń równie przemyślanych jak Twoje…

•    Przemyśl. Czy spotkanie na pewno jest konieczne? A może da się sprawę załatwić przesyłając mejla i uzgadniając coś bezpośrednio tylko z jedną lub dwiema osobami?
•    Selekcjonuj. Zaproś tylko te osoby, których obecność naprawdę jest niezbędna. Jeśli nie wiesz czy ktoś będzie potrzebny (moooooże, ale nie wiadomo…) to odpuść mu / jej spotkanie i poproś o obecność pod telefonem. Tak, by w razie potrzeby był kontakt.
•    Uzgodnij. Jeśli widzisz w czyimś kalendarzu „okienko” to nie znaczy, że jest to czas nic-nie-robienia. Zadzwoń i sprawdź czy ta osoba może przyjść na spotkanie w wybranym przez Ciebie terminie. Oczywiście takie rozwiązanie jest ogromnie trudne lub wręcz niemożliwe jeśli chcesz zaprosić dużą liczbę uczestników. Ale wiele spotkań to 3-5 osobowe dyskusje. Warto zatem wykonać gest, którego Ty też byś oczekiwał / oczekiwała.
•    Zaplanuj czas. Zapraszając gości poinformuj ile czasu potrwa spotkanie. Przy efektywnej pracy i kilkuosobowej grupie 30-40 min. powinno wystarczyć.
•    Przekaż cel i plan przed spotkaniem – tak, by wszyscy uczestnicy mogli się przygotować, wykonać potrzebne działania przygotowawcze (np. sprawdzenie potrzebnych informacji lub dokonanie uzgodnień ze współpracownikami) a w czasie spotkania podjąć decyzję czy konkretne zobowiązanie.
•    „Kanalizuj” dyskusję. Trzymaj w ryzach tematykę i „temperaturę” dyskusji. Tak, by spotkanie było maksymalnie merytoryczne i nie wywoływało antagonizmów (przy trudniejszych zagadnieniach warto skorzystać z pomocy facylitatora; pisałam o tym na LinkedIn). Jeśli pojawią się istotne informacje spoza głównego tematu to zapisz je i obiecaj przekazać w podsumowaniu, by nie umknęły (nie ignoruj bo nie znikną! będą wracać co kilka minut, przeszkadzać i irytować).
•    Pilnuj czasu. Możesz poprosić jednego z uczestników by był „czasomierzem” i delikatnie przypominał o upływie czasu co 10 lub 15 minut. Albo 10 minut przed końcem. Oczywiście taką funkcję możesz pełnić również Ty. Ale będzie Ci trudno panować nad merytoryką, emocjami, decyzjami, notatkami i jeszcze nad czasem.
•    Wysyłaj podsumowanie. Wystarczą główne tezy, decyzje i zadania do wykonania dla poszczególnych osób (jeśli się tego podjęły podczas spotkania; w innym wypadku uzgadniaj je indywidualnie) oraz harmonogram (także wspólnie ustalony; w innym wypadku również uzgadniaj indywidualnie). Aha – warto dorzucić podziękowanie za udział?.
•    Rób „follow up”.  Sprawdzaj efekty i informuj o nich. Tak, by uczestnicy spotkania wiedzieli, że zarówno spotkanie jak i obecność poszczególnych osób były potrzebne.

Dobra wiadomość
Tego się można nauczyć. Kilkakrotnie prowadziłam warsztaty / facylitacje, podczas których uzgadnialiśmy wewnątrz-firmowy „kodeks spotkaniowy”. Zawsze dostawałam potem informację, że jest dużo lepiej. Oczywiście nie wszystkie zasady były od razu przestrzegane. Ale już wdrożenie niektórych sprawiało, że spotkań było mniej, były mniej liczne i bardziej efektywne. A przecież o to chodzi.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *