Idziesz rano do pracy z mnóstwem energii i od wejścia do biura czujesz, jak ta energia ulatuje z każdą minutą… Wiesz, że nie praca jest tego przyczyną ale warunki, w jakich ją wykonujesz. Warunki pracy, które już w latach 50-tych zeszłego wieku Herzberg uznał za jeden z „czynników higieny”. Czyli elementów, które muszą być na wystarczająco dobrym poziomie („wystarczająco” jest to ok; wcale nie musi być „super”). Wg. tego badacza warunki gorsze niż „wystarczająco dobre” powodują wyraźne obniżenie motywacji do pracy. Z innych badań psychologicznych wynika z kolei, że ludzie bardziej się angażują, będąc wśród innych pracujących osób. Jednak koncept „open space” raczej nie był wtedy brany pod uwagę…

 

Jak to na nas wpływa?
Sądzono, że otwarte biuro ułatwi kontakty interpersonalne i wzmocni współpracę. Okazuje się jednak, że to nieprawda! Przeciwnie, ludzie „zamykają się” (mentalnie bo fizycznie nie mogą) na swoich stanowiskach pracy, odcinają się od innych i częściej komunikują się z innymi pisemnie. Z badań* wynika, że częstość takiego zachowania wzrasta nawet o 70%!!!
Niedawno znajoma powiedziała o swojej podwładnej: Zazdroszczę jej – siada przed komputerem, zakłada słuchawki i wyłącza się z tego, co wokół. Ja tak nie umiem i już w połowie dnia jestem wykończona. Takich i podobnych opinii słyszałam więcej. A przecież open space ma sprzyjać włączaniu a nie wyłączaniu się!

Nie lubimy i już!
Podobno są nieliczne osoby, które lubią otwarte biura. Ale…wśród moich rozmówców nie znalazł się nikt taki. Jeśli zatem jest wśród Czytelników to bardzo proszę o komentarz lub kontakt.
Z jakich powodów „open space” to, wg wielu z nas, zmora  pracowników?

• Nieustający szum rozmów, dzwonki telefonów i różne inne odgłosy powodują, że dużo szybciej się męczymy i trudniej nam się skoncentrować. Kiedy pracowałam w tego rodzaju biurze (niezbyt wielkim – 10 osób) to ok. godz. 15-tej mój mózg regularnie odmawiał funkcjonowania.
• Rzeczy, które „dzieją się” za naszymi plecami (np. przechodzący między biurkami pracownicy) stresują i dekoncentrują. Jednak jesteśmy zwierzętami. A dźwięk czy ruch z tyłu oznacza potencjalne zagrożenie. 
• Osoby, które są za nami widzą ekran naszego komputera. Nawet jeżeli akurat pilnie pracujesz to takie „patrzenie na ręce” nie sprzyja koncentracji.
• Nie da się dostosować temperatury pomieszczenia do kilkudziesięciu pracowników. Do kilku też niełatwo ale jednak łatwiej coś uzgodnić. W „ołpen spejsie” jedni marzną, innym jest duszno a pilot lub panel sterowania klimatyzacją jest symbolem władzy i narzędziem tortur.
• Niemożność prowadzenia dyskretnej rozmowy.
• Gorsza jakość powietrza i łatwiejsze rozprzestrzenianie się wirusów (prawie jak w samolocie). Według niektórych opracowań liczba zachorowań na zakażenia wirusowe jest wśród pracowników takich biur o 20% wyższa!
• Konflikty będące wynikiem stresu (którego źródłem jest to, co w punktach powyżej).

A może jednak warto?
Fakt, że jesteśmy zwierzętami, oznacza jednak również, że potrzebujemy kontaktu „ze stadem”. Warto natomiast pamiętać, że naszym „stadem” w pracy jest nasz zespół a nie wszyscy pracownicy firmy. Oznacza to, że lepsze mogą być biura z przestrzeniami podzielonymi tak, by kilkuosobowe zespoły ludzi, którzy ze sobą współpracują, były ulokowane w jednym pomieszczeniu. Pozwala to z jednej strony wyeliminować negatywy „open space”, a z drugiej zachować możliwość interakcji i bieżącej komunikacji. Jakiś czas temu pojawiła się jednak koncepcja, która wydaje mi się znacznie ciekawsza. To „activity based working”** – biuro, dające możliwość przebywania w różnych przestrzeniach, zależnie od wykonywanych akurat zadań. Jest zatem wspólna (jednak dla zespołu a nie dla wszystkich) przestrzeń otwarta z „kubikami” ogradzającymi poszczególne stanowiska pracy, są różnej wielkości salki dające możliwość pracy w podgrupach, schronienia pozwalające się odseparować, duże pomieszczenia umożliwiające organizowanie spotkań wszystkich pracowników, pomieszczenia socjalne o nieco kafeteryjnym charakterze (czyli na nieoficjalne spotkania lub chwilę ploteczek) itp. Tego rodzaju rozwiązanie nie oznacza pewnie super-maksymalnego wykorzystania przestrzeni. Umożliwia jednak efektywną pracę zgodną ze współczesnymi potrzebami – czasem solo, czasem w zespole, czasem w parze lub trójce…

Kilka korzyści „open space”
Mądrze zaprojektowane biuro z otwartymi przestrzeniami daje możliwości, których brakuje tradycyjnemu usadowieniu pracowników w pokojach.

• Łatwość komunikacji – szybkiej wymiany zdań czy przekazania dokumentów.
• Eliminacja izolacji – wszyscy znamy osoby, które jak rano wejdą do swojego pokoju to wychodzą dopiero po pracy. Tracimy wtedy podwójnie – kontakt i część wiedzy oraz kompetencji takiej osoby.
• Łatwość przemeblowania kiedy zmieniają się zespoły robocze.
• Lepszy przepływ informacji między pracownikami i szefem. Szef wie / widzi więcej i może pomóc lub udzielić feedbacku w odpowiednim momencie.
• Podkreślona lub zniwelowana poprzez odpowiednia organizację przestrzeni hierarchia.

Wygląda na to, że „open space” nie musi być zmorą. I że warto organizować taką przestrzeń. PO starannym przemyśleniu i zaprojektowaniu.

* http://rstb.royalsocietypublishing.org/content/royptb/373/1753/20170239.full.pdf
** o tej koncepcji dowiedziałam się z tekstu wskazanego przez moją niegdysiejszą mentee, Agnieszkę. Dziękuję za ciekawą podpowiedź! I potwierdzam, że „mentoring odwrócony” istnieje ?