Wielu ludzi nie wykorzystuje w codziennej pracy pewnych podstawowych – dobrze im znanych – kompetencji czy zachowań. Przykłady można mnożyć:

Brakuje bezpośredniej rozmowy. W zamian mamy wysyłanie kolejnych mejli z kopią „do wszystkich świętych”. Oraz, naturalnie, eskalację niefajnych emocji…

Brakuje „magicznych” słów (poproszę, dziękuję, dzień dobry, do widzenia…), bo „nie ma czasu na pi*****y” albo sprawa zwyczajnie umyka w stresie i „zatkaniu” mózgu wieloma pilnymi rzeczami.

Brakuje słuchania tego, co druga osoba chce powiedzieć. Z powodów zbliżonych do tych powyżej, choć często za nimi kryje się również obawa, że…a nuż trzeba będzie jakoś zareagować i np. zrobić coś nietypowego lub pracochłonnego.

Pewnie każdy z Was ma już co najmniej kilka kolejnych pomysłów, które można by dodać do tej listy.

Przez lata słyszałam (i do pewnego stopnia podzielałam tę opinię), że niektóre kompetencje po prostu trzeba odświeżać, organizując tzw. szkolenia przypominające. Jednak z czasem zmieniłam zdanie. Bo tu najczęściej nie chodzi o zapominanie, tylko o nie używanie oczywistych, codziennych umiejętności. Dzieje się to z różnych, licznych powodów, o których może napiszę w przyszłości. Tymczasem zatrzymajmy się na eliminowaniu tego zjawiska.

Menedżerskie wzmocnienie

Co zatem zrobić jeśli obserwujemy (MY – MENEDŻEROWIE) zanikanie pożądanych zachowań? Jak je skutecznie przywrócić, nie inwestując majątku w cykliczne powtarzanie szkoleń z oczywistymi treściami?
Jednym ze sposobów jest „modelowanie” czyli dawanie przykładu przez szefów. Traktowanie ludzi w sposób, w jaki oni powinni traktować innych. Druga metoda również jest zadaniem menedżerów. To po prostu egzekwowanie. Przypominanie, dopytywanie o przyczyny i zwracanie uwagi a nawet dyscyplinowanie jeśli pracownik nie przestrzega zasad. Trzecia to właśnie zasady – mogą być spisane w postaci oficjalnych procedur (znanych i egzekwowanych) lub po prostu wspólnie stworzonej listy sposobów postępowania.

Skuteczna facylitacja

Jeśli jednak podane sposoby nie dają wystarczająco dobrego efektu to zachęcam do zorganizowania sesji facylitacyjnej. Kilkugodzinnego spotkania, podczas którego pracownicy, pod kierunkiem facylitatora, wypracują zasady działania, których chcą przestrzegać w określonych sytuacjach oraz w określony sposób.

Facylitacja to sposób pracy zbliżony do warsztatu, stosowany w sytuacjach kiedy zespół ma know-how, ale z jakiegoś powodu nie korzysta z niego efektywnie. Polega na „prowadzeniu” grupy przez kolejne zadania tak, aby zrealizować cel. Pozwala włączyć do aktywnego współdziałania wszystkie zainteresowane osoby – od szeregowych pracowników po top-management. Daje możliwość „zneutralizowania” wpływu hierarchii, ambicji czy emocji oraz szansę zaangażowania osób, które zwykle pozostają na uboczu, mają inne zdanie lub po prostu…ciszej mówią;-)

Dzięki facylitacji można doskonale wykorzystać potencjał ludzi, którzy są w firmie. A jeśli projekt realizuje osoba będąca zarówno facylitatorem jak i szkoleniowcem można połączyć, a nawet „wymieszać”, oba sposoby pracy. Potrzebna jest tu jednak duża wszechstronność i znajomość firmy ze strony osoby prowadzącej zajęcia.
Zastąpienie szkolenia, w całości lub w części, facylitacją, to nie tylko wzmocnienie pracowników, ale również pokazanie im sposobu pracy, z którego będą mogli skorzystać w wielu codziennych sytuacjach zawodowych.

Przydatna wszechstronność

Facylitacja przydaje się zarówno przy pracy nad zagadnieniami podstawowymi (jak opisane na początku), jak i podczas rozważań czy przygotowywania decyzji wymagających poważnych, eksperckich umiejętności.

Projekty facylitacyjne, które prowadziłam dotyczyły m.in.: budowania strategii i taktyki działania firmy lub jej istotnej części, angażowania pracowników w nowe zadnia, przed którymi mieli duży opór, planowania i organizacji pracy w warunkach poważnej zmiany firmowej, uzgadniania zasad współpracy w sytuacji konfliktu, inwentaryzowania kompetencji (posiadanych i brakujących) zespołu, wypracowywania metod działania w określonych sytuacjach. Jak widać wszechstronność i elastyczność metody jest wyjątkowa. A skuteczność wynika również z faktu, że to uczestnicy samodzielnie nazywają swoje potrzeby, zamiary i planowane działania. Jeden z moich kolegów po fachu mawia, że „trudno się sprzeczać z własnymi poglądami”. Nic dodać, nic ująć;-)

Od czego zacząć?

Chyba najłatwiej od kontaktu i rozmowy z praktykującym facylitatorem, który już podczas pierwszej rozmowy będzie umiał zaprezentować charakterystyczne metody uzyskiwania i porządkowania informacji. Powie też jaki efekt może przynieść ta metoda pracy w konkretnej sytuacji, poda przykłady podobnych projektów. Zapewniam, że wprawdzie określamy (tym razem MY – FACYLITATORZY) ten zawód trudnym słowem, jednak na co dzień mówimy ludzkim głosem;-)
Zapraszam do kontaktu jeśli sądzisz, że facylitacja może być metodą pracy przydatną w Twojej firmie.

* Tekst zawiera m.in. fragmenty mojego artykułu „Facylitacja zamiast szkolenia”, jaki ukazał się w kwietniowym magazynie „Personel i zarządzanie”. Naturalnie w autorskiej rubryce „Okiem Coacha”;-)